Organizar una gira musical puede ser tan emocionante como estresante. Cada concierto implica coordinación, documentación, logística, comunicación y seguimiento. Si eres manager de artistas, sabes que olvidar un solo detalle puede comprometer toda una fecha.
Por eso hemos creado esta checklist práctica y descargable, pensada para ayudarte a preparar cada show con orden, eficiencia y profesionalidad.
¿Por qué usar un checklist para giras musicales?
La respuesta es sencilla: porque la cabeza humana no está diseñada para recordarlo todo. Una buena checklist:
- Reduce errores y olvidos.
- Mejora la comunicación con el equipo.
- Te permite replicar procesos sin empezar de cero.
- Transmite profesionalidad al artista y al promotor.
Book&Roll integra muchas de estas funciones directamente en su plataforma, pero tener también un recurso de consulta rápida puede marcar la diferencia, especialmente en giras intensivas o con varios artistas.
Checklist esencial para preparar una gira musical
1. Documentación general del concierto
- Confirmación oficial por escrito (email o contrato firmado)
- Rider Técnico
- Rider de Hospitalidad
- Información de contacto del promotor y técnico local
- Redacción de contrato y firma
2. Logística y desplazamientos
- Itinerario completo con horarios y ubicaciones
- Billetes de avión/tren o rutas por carretera
- Reservas de alojamiento confirmadas
- Contactos de transfers o alquiler de furgoneta
- Accesos y pases del equipo al recinto
3. Coordinación del equipo
- Reparto de tareas (road manager, técnicos, backliner)
- Envío del planning al equipo con antelación
- Reunión previa a la salida
- Lista de contactos internos (teléfonos, emails)
4. Comunicación y promoción
- Confirmar presencia en redes sociales y web del evento
- Acciones promocionales pactadas con el promotor
- Material de prensa (bio, fotos, links)
- Merchandising preparado (si aplica)
5. Producción técnica
- Revisión de condiciones del recinto (espacio, carga, sonido, luces)
- Hora de montaje y prueba de sonido
- Necesidades especiales (pantallas, proyecciones, etc.)
- Checklist de material técnico a cargar
6. Finanzas y pagos
- Confirmación de caché y forma de pago
- Factura emitida y enviada al promotor
- Registro de gastos previstos y reales
- Firma de hoja de actuación o parte de bolo
7. Evaluación post-show
- Anotar incidencias para mejorar la próxima fecha
- Recoger feedback del artista y equipo
- Hacer resumen económico del bolo
- Archivar documentación en Book&Roll o Google Drive
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Con Book&Roll, puedes centralizar toda esta información en un solo lugar, automatizar partes del proceso y trabajar con todo el equipo en tiempo real. Menos estrés, más control.
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